Klein beginnen

Elke verandering in een organisatie is lastig. Systemen willen niet graag veranderen. Wel zijn er bijna altijd individuen die het leuk vinden om verbeteringen door te voeren en nieuwe dingen uit te proberen. Daarom is het zinvol om (nadat het gehele project in grote lijnen is uitgedacht en opgeschreven in het projectplan) eerst op één of enkele locaties te beginnen met één of enkele enthousiaste medewerkers. Zij proberen de interventie en reeds beschikbare materialen uit en zoeken uit hoe de interventie handig ingepast kan worden in de bestaande werkwijze. Het is belangrijk dat de kartrekker van het project steeds vinger aan de pols houdt en kijkt hoe de uitvoerenden ondersteund kunnen worden. Bijvoorbeeld door het inplannen van tijd, ter beschikking stellen van ruimte en materialen en creëren van openheid richting het team.

Apothekers zijn nog wel eens geneigd om pas echt van start te gaan zodra alles tot in de puntjes uitgedacht en uitgewerkt is. Dat is niet nodig en ook niet haalbaar: je kunt nooit alles vooraf voorzien. Wees niet bang om fouten te maken, want van fouten leer je het meest. In de volgende stap ga je de processen geleidelijk bijschaven totdat het proces naar tevredenheid loopt.

Kort-cyclisch verbeteren

Al snel nadat je de interventie één of enkele keren uitgeprobeerd hebt, ga je evalueren:

• wat ging goed, 
• wat ging nog niet goed, 
• welke hulpmiddelen, materialen, randvoorwaarden of scholing kunnen je helpen om het gemakkelijker of beter te maken? 

Stel deze drie vragen niet alleen aan de medewerkers die de interventie uitvoeren, maar ook aan alle anderen die er iets van merken: patiënten, collega’s in het team, wellicht huisartsen en doktersassistenten. Je kunt ter evaluatie kort overleg houden tussen de kartrekker van het project en de uitvoerende(n), een gesprek met de patiënten bij wie de interventie is uitgevoerd, een gesprek met collega’s tijdens de teamkoffie, een werkbespreking en/of FTO. Op basis van de antwoorden op de drie vragen en overige reacties stel je vast: wat blijf je hetzelfde doen en wat ga je de volgende keer anders doen en hoe dan/wat is daarvoor nodig. 

Zodra alle benodigde veranderingen zijn voorbereid, ga je weer opnieuw uitproberen, evalueren en doorvoeren van verbeteringen. Ga hiermee door totdat het proces naar tevredenheid van alle betrokken verloopt. Het is handig om elke evaluatie- en verbeterstap expliciet te zetten, intern te bespreken en kort op schrift te zetten. Dan kun je later terugzien welke keuzes waarom gemaakt zijn. 

Als het de bedoeling is dat na deze eerste locatie(s) ook andere locaties aan de slag gaan met de interventie, is het ook zinvol om de anderen op de hoogte te houden van jullie ervaringen. Zij kunnen dan alvast wennen aan het idee dat ze binnenkort ook gaan starten en alvast nadenken hoe het in de eigen setting aangepakt kan worden. Het is in elk geval cruciaal om de successen te delen, dat is een belangrijke motivator.