Om in aanmerking te komen voor subsidie dienen proeftuinen een aanvraag in. Het traject bestaat uit twee fases. In fase 1 wordt een vooraanmelding (projectidee) ingediend met daarin een korte schets van de proeftuin inclusief het uitvoerende samenwerkingsverband. Ook geeft u een eerste schets van de interventie (beoogde setting, welke partijen te betrekken) en de haalbaarheid. De deadline voor indiening van een projectidee is 17 september 2024. 

De ZonMw STIP-commissie beoordeelt de projectideeën, zonder referenten in te schakelen, op zowel programma-specifieke relevantiecriteria als op de algemene relevantie- en kwaliteitscriteria van ZonMw. Indieners ontvangen van ZonMw medio december 2024 een besluit of het voorstel uitgewerkt mag worden in fase 2. In fase 2 wordt gevraagd een uitgewerkt voorstel in te dienen met een uitgebreide beschrijving van het plan van aanpak, de betrokken partijen, disseminatie en de begroting. De deadline voor de uitgewerkte aanvraag is 10 maart 2025. Het Make-It-consortium zal de geselecteerde projectideeën uit fase 1 begeleiden bij het uitwerken van de aanvraag. Voor de beoordeling van de uitgewerkte aanvragen worden referenten benaderd.  Details rondom de procedure staan beschreven in de oproeptekst van ZonMw.