Implementatiegids
Bijlage 1.1 – Projectplan
In deze bijlage leren we je het maken van een projectplan. Gebruik hierbij de template Make-It. Je kunt die invullen met behulp van deze bijlage.
Een projectplan is van belang omdat:
- Het je ondersteunt in je denkproces. Bijvoorbeeld ten aanzien van de specifieke doelen die je wilt bereiken, welke concrete resultaten je daarvoor moet opleveren en wanneer, wie dat gaat doen, etc.
- Door dit denk- en schrijfproces betrek je expliciet alle relevante mensen binnen je project.
- Je creëert uniformiteit in verwachtingen/plannen/afspraken.
- Het projectplan is dé bron voor bewaken voortgang en bijstellen indien nodig
Een projectplan bestaat uit de volgende onderdelen:
- Aanleiding
- Doelen project, SMART geformuleerd
- Projectresultaten & kwaliteit
- Planning
- Projectorganisatie & communicatie
- Risicoanalyse
- Projectevaluatie
- Projectgrenzen
- Begroting
- Randvoorwaarden
SMART Doelen
Wat zijn SMART geformuleerde doelen? SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden. Een voorbeeld:
Niet SMART: wij willen gezonder leven
Wel SMART: de vijf leden van projectgroep ‘x’ willen samen 15 kg afvallen binnen zes maanden
Specifiek: blijf niet in algemene formuleringen hangen, maar maak specifiek wat je precies wilt bereiken, met/bij wie etc.
Meetbaar: resultaat zoals benoemd onder ‘specifiek’ moet zichtbaar zijn. Druk uit in percentages of getallen.
Acceptabel: kan iedereen zich eraan committeren?
Realistisch: is het doel wel haalbaar in de praktijk?
Tijdsgebonden: doel moet binnen bepaalde tijd gerealiseerd zijn.
Projectresultaten en kwaliteit
- Projectresultaten zijn concrete zaken. Ze zijn nodig om je doelstellingen te behalen. Leidt ze af uit je SMART-doelstellingen
- Projectresultaat is altijd een zelfstandig naamwoord.
- Een projectonderdeel kan meerdere resultaten opleveren. Benoem ze allemaal.
Voorbeelden van projectresultaten:
- Protocollen, instructies, formulieren m.b.t. de interventie
- Trainingsmaterialen, zoals een draaiboek
- Patiëntmaterialen, zoals een folder
- Voorlichtingsbijeenkomst
- Baliegesprekken over problemen met medicatie
Een voorbeeld van projectresultaten, uitgesplitst in kwaliteitscriteria en activiteiten:
Planning maken
- Maken van de planning in dynamische applicatie. Kopjes:
- Projectfase, projectonderdeel;
- daarbij op te leveren projectresultaten;
- bijbehorende activiteiten;
- uitvoerder/verantwoordelijke van de activiteit;
- beoogd oplevermoment;
- Is de actie een mijlpaal/beslismoment?
- Status activiteit/bijzonderheden
- Terugwerken vanaf je (eind)doelstellingen, vertalen naar projectfase en onderdelen, vertalen naar projectresultaten, vertalen naar activiteiten etc.
Een voorbeeld van een planning:
Projectorganisatie en communicatie
- Organogram: welke organisatie(s) of organisatieonderdelen zijn betrokken in het project? Wie uit welke organisatie heeft welke rol?
- Afbakening verantwoordelijkheden
- Communicatie: Hoe communiceer je met alle deelnemers van het project, stakeholders, externe omgeving, collega’s? Met welke communicatiemiddelen? Hoe ziet je overleg- en besluitstructuur eruit?
Een voorbeeld van een organogram in tabelvorm:
Risicoanalyse
Waarom goed om te doen? Van tevoren in kaart:
- Wat mogelijk mis kan gaan en waarom
- Gevolgen/ernst overzien wanneer iets mis gaat
- Tijdige maatregelen treffen om dit voor te zijn
Een voorbeeld van een risicoanalyse:
Risico = kans * effect
Projectevaluatie
- Momenten en manieren waarop gemeten wordt, betreffende:
- het implementatieproces
- de uitkomsten van de interventie
- In het projectplan kun je dan later aangeven hoe je dit gaat aanpakken
- Betrek hierbij ook de informatie van stap 3 Evalueren uit deze gids.
Optionele onderdelen projectevaluatie *
- Aanleiding (= Beknopte beschrijving van: je interventie & de aanleiding om tot die interventie te komen / probleem dat met interventie wordt opgelost)
- Projectgrenzen (= wie hoort er wel en niet bij het project? i.e. in- en exclusiecriteria van patiënten, activiteiten die wel of niet tot de interventie behoren)
- Begroting (Welk budget en uren heb je beschikbaar? Wat is je marge? Hoe wordt je budget besteed? Wat zijn je materiële kosten? Kosten voor derde partijen?
- Randvoorwaarden (Wat zijn de randvoorwaarden om dit project te laten slagen? i.e. Toegang geregeld tot (onderdelen binnen) een systeem, koppeling van systemen, eenduidige afspraken over registeren van geleverde zorg in het AIS, geschikte ruimte voor voeren van medicatiegesprekken, getrainde medewerkers of voldoende personeel
* Deze onderdelen worden binnen Make-It aangeleverd door het consortium. Ze hoeven dus niet in het projectplan voor de proeftuin