Implementatiegids
Bijlage 2.3 – Reflectiebijeenkomsten
Implementeren van vernieuwingen gaat nooit vanzelf. Het duurt soms even voordat een praktische en efficiënte werkwijze gevonden is, die past in de bestaande gang van zaken. Verandering van processen vraagt daarnaast om verandering van gedrag van alle betrokken medewerkers. En zelfs van andere, niet direct betrokken medewerkers in de omgeving; ook al zijn er collega’s die niet zelf iets hoeven te veranderen, ze zullen het wel merken als een deel van het team andere taken gaat uitvoeren. Dat zorgt vaak voor enig ongemak. Het helpt dan a) om te weten dat dit niet alleen in jouw apotheek aan de orde is, maar dat het erbij hoort, en b) om met collega’s van andere locaties te bespreken welke barrières je tegenkomt en hoe je hier het beste mee kunt omgaan.
Om deze reden zijn reflectiebijeenkomsten een behulpzaam middel om implementatie te bevorderen. De reflectiebijeenkomsten zoals die hier beschreven zijn lijken enigszins op wat je misschien kent als intervisie, maar het accent verschilt. Het verbeteren van de implementatiegraad en geleverde kwaliteit staat centraal bij deze reflectiebijeenkomsten, het gaat niet primair om het ontwikkelen van individuele professionele competenties van de deelnemers. Natuurlijk zijn individuele competenties hierbij nodig en als het past kunnen deze aan de orde komen, maar ze staan dus niet centraal.
Voor de serie reflectiebijeenkomsten kom je op gezette tijden bij elkaar met een vast groepje collega’s, onder leiding van een gespreksleider. Door het uitwisselen van en reflecteren op ervaringen en vraagstukken uit de praktijk, kun je elkaar helpen en stimuleren tot effectieve implementatie. Een belangrijke randvoorwaarde is dat er een veilige sfeer is, om ook knelpunten met elkaar te durven bespreken.
Voorbereiding
- Plan aan het begin alle reflectiebijeenkomsten voor de hele implementatieperiode en benadruk het belang van deelname aan elke bijeenkomst door een vertegenwoordiger van elke apotheek. Dat hoeft niet noodzakelijk steeds dezelfde persoon te zijn. Eens per zes weken gedurende anderhalf uur is een goede frequentie/duur voor deze bijeenkomsten.
- Informeer de deelnemers vooraf over het doel en de werkwijze.
- Verzamel voorafgaand aan elke bijeenkomst gegevens over de voortgang van de implementatie (de benchmark) en stuur deze 1-2 weken van tevoren naar de deelnemers. Vraag ook om alvast na te denken over een probleem om vraag om in de groep te bespreken. Desgewenst kun je vragen om vooraf de volgende vragen te beantwoorden (bv in een online formulier):
- Wat ging goed?
- Wat ging (nog) niet goed?
- Wat zou je willen bespreken?
Agenda van een reflectiebijeenkomst
- Agenda, afspreken wie notuleert.
- Bespreken van de belangrijkste resultaten van de benchmark.
- Inventariseren van vragen die leven bij de deelnemers.
- Rondje langs de deelnemers: wat ging goed, wat kun je de anderen aanbevelen?
- Rondje langs de deelnemers: welke belemmeringen kwam je tegen, hoe ben je daarmee omgegaan, uitwisselen van mogelijke oplossingen.
- Evaluatie van het reflectieproces en vooruitblik op de komende periode.
Het is de taak van de gespreksleider om te zorgen dat elke deelnemer voldoende aan bod komt, dat de toon van feedback opbouwend blijft en om de tijd te bewaken. De gespreksleider kan er ook voor zorgen dat na een gedetailleerde bespreking van een situatie ook een meer algemene conclusie getrokken wordt. Dus niet alleen: op welke manier zou die ene medewerker/locatie een probleem kunnen oplossen, maar ook: wat kunnen we hier meer in het algemeen van leren? Notulen van de bijeenkomst worden bij voorkeur spoedig (binnen een week) na de bijeenkomst verspreid.
Mocht blijken dat de bijeenkomsten (te) veel van hetzelfde worden, dan kun je variatie inbouwen door af en toe een thema te agenderen. Bijvoorbeeld een van de stappen van Draagvlak creëren (zie bijlage 0.2) of iets inhoudelijks.